Om tot goede resultaten te komen is samenwerken met collega’s, het management en derden (coaches, experts en andere adviseurs) meestal onontbeerlijk. Wil je weten hoe je jouw samenwerking kunt inrichten zodat jouw persoonlijke bijdrage optimaal tot zijn recht komt en je resultaten boekt waar jij en je samenwerkingspartners trots op kunnen zijn? Lees dan verder.
De sleutel tot betere samenwerking
Het eerste element tot optimale samenwerking is jouw VAKmatigheid, ofwel jouw Vaardigheden, Attitude en Kennis. Want als je weinig kunt, weinig weet en ook betweterig en onaardig bent, dan wil niemand met je samenwerken, hoe graag jij dat ook wilt. Elke vorm van vruchtbare samenwerking begint dus bij jou en je eigen persoonlijke ontwikkeling. Jouw VAKmatigheid en daarin vooral jouw houding (attitude) naar anderen toe bepaalt in grote mate of de samenwerking succesvol gaat zijn.
Om in organisaties het gewenste bedrijfsresultaat te behalen, moeten collega’s met elkaar samenwerken. Niet alleen met de directe collega’s maar vaak ook met collega’s van andere afdelingen. Die samenwerking tussen teams ontbreekt het in sommige organisaties nog wel eens aan. Langs elkaar heen werken en conflicten zijn dan zo gevormd.
Als jij met je team wilt presteren, zorg dan dat jullie de volgende vijf elementen voor elkaar hebben.
1. Purpose
Zonder te weten wat het doel van de organisatie of het team is, zal iedereen misschien wel enorm zijn best doen, alleen kun je je afvragen of het ergens toe leidt. Zorg dat iedereen weet waarvoor de organisatie staat en wat het gemeenschappelijke doel van dit team is. Ga in gesprek met je manager of hogerop in de organisatie om een duidelijk beeld te krijgen van de missie, visie en doelstellingen.
2. Kwaliteiten
Zonder te weten wie waar goed in is, kun je niet samenwerken. Zorg dat iedereen elkaars kwaliteitenprofiel kent. Zijn die profielen er niet ga dan iets organiseren, waardoor iedereen dat beeld wel krijgt. Ja, het is eigenlijk de verantwoording van de manager, maar als die het niet doet, regel het dan zelf. Vraag bijvoorbeeld budget voor een TeamScan. De GedragsFlexibiliteit Schaal (GFS) die ze bij Coaching Nederland gebruiken, heeft een teamscan. Is er geen budget, dan kan ook iedereen in het team zijn eigen GFS vragenlijst (gratis) invullen en kun je de profielen met elkaar delen. Dat geeft ook een beeld. Zo zijn er meerdere manieren om erachter te komen waar iedereen goed in is en waar juist niet in, want dat is ook niet onbelangrijk.
3. Verantwoordelijkheden
Binnen teams zijn er altijd verschillende verantwoordelijkheden. Het is heel belangrijk dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Daarnaast wil je goed samenwerken? Dan kan het heel zinvol zijn dat ook van elkaar te weten. Volgens een wereldwijde studie van het Amerikaanse Gallup instituut weet maar ongeveer 50% van de medewerkers binnen organisaties goed wat van hem of haar wordt verwacht. Laat ieder teamlid op papier zetten wat hij of zij denkt dat er van hem of haar verwacht wordt en deel dit met elkaar. Zo kom je er snel achter of dat voor iedereen duidelijk is (zo niet, dan is er werk aan de winkel voor jullie leidinggevende). Zo leer je elkaars verantwoordelijkheden kennen.
4. Partnerships
Iedereen vind het fijn om op zijn minst geaccepteerd te worden door de anderen, maar het is helemaal fijn om een paar ‘maatjes’ te hebben in je team, waar je terecht kunt als je het niet meer weet of als je het even niet meer ziet zitten. Wie zijn jouw maatjes, jouw ‘partners in crime’, om het zo maar eens te noemen. Des te meer en beter de kwaliteit van de partnerships in een team, des te beter varen jullie met elkaar door elke storm heen. Want de zon schijnt niet altijd en de sfeer op afdelingen is ook niet altijd 100%. Dan zijn partnerships erg handig. ‘Alleen ben je sneller, maar samen kom je verder’.
5. Groei
Voor een professional binnen een team dat stilstaat wordt het werk steeds saaier. Het hangt een beetje van je leeftijd af, maar des te jonger des te groter de behoefte aan persoonlijke en professionele ontwikkeling. Dat geldt ook voor een team. Als je met elkaar echt een team vormt, wil je ook groeien, steeds beter samenwerken.
Fasen van teamontwikkeling
Bruce Wayne Tuckman publiceerde in 1965 een artikel genaamd “Developmental Sequence in Small Groups“. Zijn model wordt nog steeds veel toegepast in teamontwikkeling. Tuckman onderscheidt 5 fasen of stadia in de ontwikkeling van een team. In de eerste stadia hebben sociaal-emotionele taken de overhand, in de laatste fasen de meer taakgerichte taken. Het vijfde stadium, de afscheidsfase, bespreken we hier niet omdat die uitsluitend voor tijdelijke projectteams van belang is.
Fase 1: Vormfase
Deze fase is nodig om afhankelijkheidsrelaties tot stand te brengen. Teamleden gedragen zich nog als individuen. Ze zijn wel gemotiveerd, maar nog onzeker over de doelstelling, rollen, partnerships, etc. Deze fase is meer de kennismakingsfase. Ieder nieuw lid in een team maakt deze fase door.
Fase 2: Stormfase
Doordat de leden van het team langzaam aan vertrouwen winnen, durft men zich langzaam maar zeker meer en meer naar elkaar en naar de manager uit te spreken. Daarnaast maken de teamleden steeds meer kennis met elkaars ideeën en perspectieven. Hierdoor ontstaan er ook frustraties en onenigheden over doelstellingen, verwachtingen, rollen en verantwoordelijkheden. Deze worden dan ook geuit naar de groep, met alle consequenties van dien.
Fase 3: Normfase
In deze fase wordt er op een meer volwassen manier met elkaar gecommuniceerd. Men zal opmerkingen veel minder persoonlijk nemen maar meer ervaren als onderdeel van een constructieve, taakgerichte discussie. De regels, gebruiken, normen en waarden van het team krijgen steeds meer vorm, waardoor er ook meer rust ontstaat. Dit bevordert de doelmatigheid van het team. Het begint echt op samenwerking te lijken.
Fase 4: Prestatiefase
In deze fase vormt het team echt een eenheid en functioneert organisch. Teamrollen worden flexibel ingevuld en de energie is veel meer gericht op gezamenlijk belang en het bereiken van gezamenlijke doelen. Het team is nu bekwaam, autonoom en in staat zelfstandig taken uit te voeren en besluiten te nemen.
Waar staat het team waar jij in werkt en nog beter, waar jij in samenwerkt? Is het nog geen team in de prestatiefase, doe er zelf dan alles aan om dat te realiseren door bijvoorbeeld:
- naar je leidinggevende te gaan en hem te wijzen op de (volgens jou) nodige teamontwikkeling en te vragen wat zijn of haar plan hierin is,
- je collega’s bewust te maken dat samenwerken voor iedereen iets op gaat leveren en hen te vragen hoe zij dat zien,
- met elkaar, uiteraard met toestemming van de leidinggevende, tijd inruimen om elkaars talenten beter te leren kennen,
- tijd maken om elkaar persoonlijk beter te leren kennen. Zo kan iemand, waar je niet mee kon opschieten, opeens een vriend(in) worden omdat blijkt dat jullie veel meer gemeen hebben, dan jullie voorheen bewust waren.
- Haal er, indien gewenst, een teamcoach bij.
Oefening
Deel in onderstaand reactieveld hoe jij de teamgeest wil gaan verbeteren. Zo leren we van elkaar.