Er zijn te veel taken die in te weinig tijd af moeten en/of de taken stijgen uit boven het niveau van vaardigheden en kennis van je team en/of jezelf. Dan is het tijd om eens na te denken of je de workload niet kan verminderen. Want als het zo doorgaat ben je onderweg naar chaos. Wil je weten hoe je de workload kan verminderen? Lees dan verder.
Zoek naar de oorzaak
Er moet een oorzaak zijn, waardoor de werkdruk zo hoog is. Zorg dat je dat ten eerste in beeld brengt, voordat je er iets aan gaat doen. Vraag collega’s. Praat met je team. Verzamel feiten. Hier bestaan overigens hele goede zogenaamde ‘Root Cause Analyse’ (RCA) modellen voor, waarmee je de oorzaken van gebeurtenissen kunt identificeren. De filosofie achter RCA is dat je oorzaken beter weg kan nemen, dan aan symptoombestrijding te doen. Ga dus ten eerste op zoek naar de achterliggende problemen van de werkdruk.
Analyseer de capaciteiten
Werkdruk heeft lang niet altijd te maken met een te hoge werkbelasting, maar vaak ook met de belastbaarheid van de crew. Misschien heb te weinig goudhaantjes of gewoon te weinig of de verkeerde mensen in je team? Iedereen kan aan wat hij of zij aan kan. Meer niet. Een B team kan geen Champions league spelen. Kijk dus ook goed naar de competenties binnen je team, maar trek geen overhaaste conclusies, want er is ook zoiets als …
Je eigen aandeel
Ja, deze kan zeer doen, zeker als je er achter komt dat je veel te veel taken zelf uitvoert of misschien heb je de boel gewoon niet goed georganiseerd. Vraag je ten eerste af: “Wat is mijn aandeel?” Heb je geen idee? Zoek dan zo snel mogelijk een coach of vraag het je collega’s: “Wat is mijn bijdrage aan de hoge werkdruk?” Kijk eens of jij wel de juiste functie hebt. Misschien kom je elders wel beter tot je recht. Kortom: Wees ook eerlijk naar jezelf en kijk wat jouw bijdrage is aan de hoge werkdruk.
Vraag om hulp
Raak je gestrest? Begin je zaken te vergeten? Slaap je slecht? Heb je het idee dat je het allemaal niet meer zo in de hand hebt? Wacht dan niet tot de boel escaleert. Het is tijd om aan de bel te trekken. Let wel: Niet om hulp vragen is geen ‘kracht’, maar een zwakte.
- Ga met jouw leidinggevende in gesprek. Vindt hij/zij dat je zeurt, verzamel dan bewijs van de hoeveelheid werk. Kom met feiten en onderbouwing en ga daarna het gesprek aan. Kom desnoods zelf met een voorstel, vraag om tips, maar zorg in ieder geval dat je er niet alleen voor staat. Je leidinggevende is ook verantwoordelijk.
- Overleg met je (interne) klanten en vraag om meer tijd of ruimte. Wees eerlijk en zeg dat je niet aan de verwachting kan voldoen. Beter vooraf toestemming, dan een klant, een goede relatie of zelfs je baan verliezen, omdat je niet aan verwachtingen voldoet.
- Ga met je team om tafel. Betrek ze erbij. Vraag iedereen om oplossingen. Je zult vaker verrast zijn dan teleurgesteld. Vaak is er meer kennis, vaardigheid en behulpzaamheid in huis als je je team bij de situatie betrekt.
Zoek in ieder geval hulp en doe er NU iets aan. Er zijn vaak meer mogelijkheden dan je denkt om de boel op te lossen. Des te langer je wacht des te groter wordt het probleem. Vraag nu om hulp.
Take the lead
Take the lead en kijk opnieuw naar de situatie. Wie doet wat, waar en wanneer? Wie of wat hebben we nodig en wie of wat hebben we beschikbaar? Analyseer de situatie en maak een nieuw plan van aanpak. Re-organiseer. Maak bijvoorbeeld een geheel nieuwe planning. Begin met een schone lei. En … doe het niet alleen. Betrek hier ook zoveel mogelijk mensen bij. In situaties zoals deze kan het samenwerken met een vreemde ziel, die met een frisse blik naar de situatie kijkt, zinvol zijn. Denk aan een een coach, consultant of collega’s van andere afdelingen.
Oefening
Deel in onderstaand reactieveld wat je gaat doen om in jouw team de workload te verminderen. Zo leren we van elkaar.
Samen of alleen aan je verwachtingen werken
In de wereld van het coachen zeggen we vaak. Je kunt je eigen ogen niet zien. Iedereen heeft blinde vlekken en weet alleen maar wat hij of zij weet. Een ander ziet dingen die jij niet ziet en weet dingen die jij niet weet. Alles zelf doen kan, maar doe je daarmee jezelf niet tekort? Een coach inschakelen helpt je sneller de gewenste resultaten te bereiken, met name omdat ze laten zien wat jouw rol daarin is en zou kunnen zijn.