Coachingtools voor managers

Coaching wordt steeds meer gezien als één van de belangrijkste competenties van de hedendaagse leidinggevende, zeker als hij of zij toekomstbestendigheid van diens functie, het team en de organisatie wil blijven dienen. Wil je weten welke aanpak effectief is en welke coachingtools Coaching Nederland je te bieden heeft? Lees dan verder.

In deze pagina vind je zowel informatie over hoe een goed coachinggesprek in te richten, alsmede een aantal tools en technieken die je kunt inzetten om effectief te kunnen coachen. In deze inleiding behandelen we wat coaching is en de basisstructuur van een coachende conversatie. Ook vind je een lijst met krachtige coachingtechnieken.

Een coachende houding

De kunst van het ware coachen is ten eerste om alle eigenbelang volledig naar de achtergrond te verplaatsen waardoor je volledig altruïstisch kan zijn. In elke ander type gesprek mag je je eigen belang benoemen en meewegen, maar in een echt coachinggesprek gebeurt alleen het volgende:

In coaching gaat het uitsluitend en alleen om het welzijn,
het doel en de ontwikkeling van de gecoachte medewerker.

Ten tweede gaat coachen niet over wat je weet, maar over het ontdekken van wat de gecoachte medewerker nog niet weet. Het pure coachen is een kwestie van onderzoekende vragen stellen om erachter te komen wat nog niet (voldoende) bewust is om het gedrag te veranderen.
Om dat echt goed naar boven te krijgen is absoluut de volgende voorwaarde nodig. Het bewustzijn (vooral bij jou als coach) dat alles wat jij (en de coachee) denkt te weten aannames zijn. De realiteit is niet of nauwelijks onder woorden te brengen. Welke beschrijving we er ook voor gebruiken, het klopt nooit 100%. Ga maar eens 25 medewerkers vragen wat de purpose van de organisatie is. Waarschijnlijk krijg je een handjevol dezelfde beschrijvingen, maar het leeuwendeel is verschillend van elkaar. We kunnen ergens ‘over’ praten, ja, maar de essentie van de realiteit raken we zelden of nooit en als deze wordt ‘geraakt’ of ‘gezien’ dan zijn er vaak geen woorden voor en geen nodig, maar is er alleen maar een stille verbazing of een emotionele reactie.
Het realiseren dat je niets (zeker) weet is voor bijna alle mensen – zeker omdat we allemaal hebben geleerd dat kennis en diploma’s zo’n beetje je sociale status bepaalt – heel moeilijk los te laten. Eigenlijk is het niet te doen, zelfs niet voor veel ‘coaches’. Toch is de kunst van het ware coachen de beheersing van de Don’t know attitude. Nogmaals:

Het ware coachen gaat uitsluitend vanuit een Don’t know attitude.

Van de 5 hoofd begeleidingsvormen: trainen, adviseren (als adviseur of mentor), managen, het ‘helen’ van disfunctionaliteiten door de Therapeut en coachen, is coaching de enige vorm die vooral uitgaat van ‘niet weten’. De trainer heeft kennis van het onderwerp. De adviseur of mentor dito. De manager kent en handelt vanuit de missie, visie en doelen van de organisatie en heeft bepaalde kennis, die de medewerker niet heeft. Ook behandelen gediplomeerde Therapeuten en psychologen hun cliënten op basis van psychologische modellen en wetenschappelijk onderbouwde technieken.

De coach daarentegen is in de basis niets meer dan een niet door enige vorm kennis gestoorde professionele onderzoeker en een spiegel voor diegene die tegenover hem zit, omdat de mentale s t i l t e waarin de (goede) coach opereert allerlei cognitieve en emotionele reacties teweeg brengen die hij of zij teruggeeft aan de coachee, waardoor die weer nieuwe inzichten over zichzelf krijgt.

Diepgang in coaching conversaties

Om meer inzicht te krijgen in het fenomeen coaching, met name in de ‘diepgang’ van coachgesprekken, zien we hier een schema over de diepgang in coaching interventies.

• Een manager in 2020 behoort minimaal Action coaching vaardigheden in huis te hebben.
• Effectieve Mental coaching is mogelijk, voor hen die zich in enige mate hebben verdiept in persoonlijkheidsstructuur en psychologische systemen die gedrag aansturen. Heb je dat niet, laat coachen dan aan opgeleide coaches over en beperk je tot Action coaching, zoals het bespreken van resultaten en metingen en tools en technieken die verder in deze pagina worden behandeld.
• Transformational coaching geldt als dé aangewezen interventie om duurzame gedragsverandering te realiseren en is het domein van goed opgeleide, maar vooral zeer ervaren, professionele coaches, die ‘de kunst van het coachen’ werkelijk verstaan. Je vindt ze onder meer bij Coaching Nederland.

Vijf type coaching conversaties voor managers

In het boek It’s the Manager (H21) geven Clifton & Harter, middels het beschrijven van vijf coaching conversaties, een heel simpel maar doeltreffend framework aan voor hoe en wanneer verwachtingen te managen, verantwoordelijkheid te creëren en permanent te coachen:

1. Rol en relatie oriëntatie
   Het eerste coachinggesprek gaat altijd over het bepalen van de (vertrouwens)relatie, de verwachtingen, de doelstellingen, kwaliteiten en (mogelijke) ontwikkelpunten van de gecoachte; ook als het om je eigen (reeds bekende) medewerker gaat. Het gaat om het gezamenlijk vaststellen van de rol.
2. Korte contacten (1 tot 10 minuten)
   Ondanks dat het belangrijk voor medewerkers dat zij een zeker vrijheid van handelen ervaren, waardoor ze zich eigenaar voelen van hun werk, dienen korte dagelijkse (doch minimaal wekelijkse) interacties verschillende doelen.
   Om te beginnen vinden medewerkers het vreselijk om ‘niet gezien en gehoord’ te worden. Zelfs liever een gesprek over hun ‘verbeterpunten’ dan in zijn geheel geen contact. Een constructief kort contact, of dat nu een mail, telefoontje of een gesprek is, gaat name over wat er goed gaat. Het is in ieder geval zinvol om over taken te praten die nu actueel zijn, zodat die ad-hoc kunnen worden bijgesteld. Bijvoorbeeld, de dagelijkse ‘Meetups’ over de wekelijkse ‘Sprints’ in moderne Agile teams, dienen dit doel.
3. Check in gesprekken
   Deze veelal maandelijkse ‘bila’ (bilaterale) gesprekken van 10-30 minuten gaan over prioriteiten, doelen, werkdruk, resultaten, successen, verantwoordelijkheden en persoonlijk behoeftes.
4. Coachingsessies
   Dit zijn de moeilijkste type gesprekken voor de traditionele manager, omdat deze uitsluitend en alleen gaan over de ontwikkeling van de medewerker, zijn of haar behoeftes, werkgeluk en issues op het werk. Ook kunnen zaken als opleiding, training en mobiliteit hier aan bod komen. Kaders voor dit soort maandelijkse tot maximaal driemaandelijkse gesprekken zijn de lopenden projecten en de ontwikkelmogelijkheden van de medewerker. Deze gesprekken gaan een stuk beter als de manager op de kwaliteiten, persoonlijkheid en ontwikkelwensen van de medewerker goed in beeld heeft. Ze zijn minder constructief als er vooral wordt gefocust op de zwakheden van de medewerker.Realiseer je s.v.p. dat, omdat jij de manager bent, die kan bepalen of je medewerker zijn of haar baan kan behouden, je zelden of nooit 100% vertrouwen kan krijgen van je medewerker. Een collega interne coach is daarin iets in het voordeel, maar die werkt nog steeds bij dezelfde werkgever. Een externe coach zal nagenoeg altijd het volledige vertrouwen van de medewerker geniet en kan om die reden ook diepere coachingsgesprekken voeren.Sommige organisaties kiezen er om die reden voor of, vanwege de structuur van hun management, om de coachingsessie over te laten aan een vaste externe- of interne coach. Daarbij kan worden afgesproken dat rapportages van de sessies wel met de manager worden gedeeld.
5. Het functioneringsgesprek
   De jaarlijkse functioneringsgesprekken worden vaak als zondebok gebruikt en als signaal om slecht management te duiden, met name als het management de ander vier soorten conversaties achterwege laat. Die functioneringsgesprekken worden dan ervaren als bedreiging en gevreesde bespreking met gevolgen voor het salaris en/of promotie.
   Natuurlijk heeft de medewerker verantwoordelijkheden, waarop hij of zij mag worden aangesproken en mag er worden gesproken over achterblijvende resultaten, maar het gesprek wordt pas constructief als er ook wordt gesproken over wat er goed gaat, welke succes de afdeling, de divisie of de gehele organisatie, dankzij de bijdrage van de medewerker, heeft behaald.Wij delen de mening van Gallup dat de volgende onderwerpen onderdeel zouden moeten zijn van een constructieve (half)jaarlijkse review;
   • • • Welzijn. Begin met hoe het met de medewerker gaat, niet alleen binnen de organisatie, maar ook daarbuiten. Wat is er nodig om het welzijn van de medewerker als mens te versterken of op zijn minst te behouden.- Zingeving. Vraag de medewerkers waarom zij het werk doen wat ze doen.
       • Doelen. Bespreek de persoonlijke doelen en probeer die in lijn te brengen met de doelstelling van het team of de organisatie.
       • Metriek. Bespreek de metingen inzake de resultaten en ontwikkeling van de medewerker binnen de organisatie en het team.
       • Persoonlijke Ontwikkeling. Wat wil de medewerker leren en wat is er nodig om te groeien in de functie, maar ook in het kader van diens algemene ontwikkeling.
       • Strategie. Denk mee over het actieplan en de stappen die de medewerker gaat nemen met betrekking tot zijn of haar zingeving, doelen, en andere groeipaden.
       • Het team. Wie zijn diens partners binnen het team van de medewerker en hoe gaat de samenwerking binnen het team?

Je vraagt je als manager misschien af: “Heb ik hier allemaal wel tijd voor”. De praktijk leert echter dat tijd besteden aan het welzijn, het functioneren en de groei van de medewerker een enorme winst op het gebied van medewerkersbetrokkenheid oplevert, waardoor de geïnvesteerde tijd makkelijk wordt terugverdiend.

Een effectieve coach zijn wordt steeds meer gezien als verreweg de belangrijkste competentie van de hedendaagse leidinggevende, zeker als hij toekomstbestendigheid van zijn functie, het team en de organisatie wil blijven dienen. Hieronder vind je meer tips en trics voor het zo goed mogelijk uitvoeren van jouw rol als coachend leider.

Action Coaching

Hieronder vind je een leidraad voor het voeren van coachingsgesprekken en een aantal krachtige coaching methodieken en technieken, waarmee je als manager een effectief coachingsgesprek kan inrichten en je eigen coachingsvaardigheden kan aanscherpen.

Samen kom je verder
Je kunt de inhoud van deze pagina absoluut allemaal en in je eentje lezen en uitproberen. Wij raden echter aan het blended learning programma ‘Coaching voor leidinggevenden’ te volgen in de UpGuide Academy. Daar vind je dezelfde theorie als hieronder beschreven, maar dan met filmpjes, praktijkoefeningen en je krijgt begeleiding van een ervaren coach, waarbij je (tegen verschillende tarieven) zelf kunt kiezen voor de mate van begeleiding. Hierdoor beheers je de technieken veel sneller. Je kan met de coach oefenen en je wordt gewezen op je valkuilen en ander ineffectieve beginnersfouten.
En, niet op de laatste plaats, je hoeft niet te wachten tot ‘de volgende cursusdatum’. Je kunt namelijk meteen beginnen! Coaches zijn meestal binnen één of enkele dagen beschikbaar om samen met jou het programma te starten.

Blended Coachen
Vaak wordt gedacht dat coaching uitsluitend een gesprekstechniek is. Coaching gaat over de groei van de ander en groei en vindt, met name middels ‘blended coaching’, niet alleen plaats in de vorm van gesprekken. Blended coachen gaat derhalve over het op meerdere manieren aanbieden van leerinterventies en het op zo veel mogelijk manieren aanbieden van leerimpulsen, zowel offline als online. Alle coaches bij Coaching Nederland werken bijvoorbeeld met de UpGuide App, waarmee ook op afstand leerprocessen kunnen worden begeleid.
Groei door gesprekken vindt volgens Charles Jennings maar plaats in hooguit 20% van de gevallen. In het volgende filmpje geeft Charles aan dat leren … voor ongeveer 10 te maken heeft met classicaal leren of het tot je nemen van theorie, voor 20% door interactie, middels het voeren van gesprekken, (bijvoorbeeld met de coach) en ongeveer 70% in de praktijk. Door te oefenen.

Wil je effectief coachen? Biedt dan aan je medewerker blended coaching aan door:

• het voeren van persoonlijke gesprekken,
• in invullen van vragenlijsten,
• het (digitaal) reflecteren, bijvoorbeeld door middel van een digitaal logboek,
• het laten lezen van boeken over bepaalde onderwerpen,
• het aanbieden van stimulerende en motiverende quotes, afbeeldingen, filmpjes, etc.,
• het stimuleren van eLearning,
• of eventueel het volgen van cursussen, blended learning programma’s of opleidingen.

De inhoud van het coachingsgesprek

Neem voor een goed coachingsgesprek zeker 45 minuten. Professionele coaches nemen voor een coachingsessie ook meestal één tot twee uur de tijd. Volg zoveel mogelijk het volgende gesprekspatroon:

1. Begin met de medewerker zo veel mogelijk op zijn of haar gemak te stellen, bijvoorbeeld door aan te geven dat dit gesprek geen beoordelingsgesprek is, maar puur en alleen gaat over diens ontwikkeling, behoeftes, werkgeluk en hoe om te gaan met issues op het werk. Om zich open te stellen moet de medewerker zich echt op zijn gemak voelen. Professionele coaches zien het ook als hun primaire taak om bij het intakegesprek alle vertrouwen te winnen van diens cliënt. Des te vertrouwder de relatie des te opener is de coachte.
2. Daarna is het belangrijk de doel van het gesprek voor beiden partijen helder te hebben. Waarvoor zitten jullie specifiek bij elkaar (gaat het om werkdruk, relaties met collega’s, competentieontwikkeling, etc.? En, wat wil de medewerker specifiek uit dit gesprek halen.
   N.B. in een blended aanpak kun je de medewerker hier ook van te voren over na laten denken, diens doelstelling vooraf op schrift laten zetten en dit vooraf met jou laten delen. In deze fase van het gesprek kun je het vooraf toegezonden stuk dan oplezen of laten oplezen en daarop doorvragen. Zodra er helder is wat het algehele doel en het specifieke doel van dit gesprek helder is, zal het resultaat ook groter zijn, is de ervaring.
3. Pleeg één of meer, volgens jou voor dat moment toepasselijke coaching interventie(s), zoals, feedback geven, de COACH methodiek volgen, een motiverende of oplossingsgerichte interventie doorlopen, etc. Zie hiervoor ondermeer de onderstaande lijst met interventies.
4. Sluit het gesprek af met de volgende evaluatie:
   A. Waar hebben we het volgens jou met name over gehad? Dit lijkt op vragen naar de bekende weg, maar het gaat erom dat de medewerker samenvat wat voor hem of haar de belangrijkste punten waren en schrijf deze ook op. Vat nooit samen wat jij denkt waar jullie het over hebben gehad, want dat is bijna altijd iets anders dan wat de gecoachte terug geeft.
   B. Wat neem je mee van dit gesprek? Wat heb je geleerd? Hiermee help je de gecoachte samen te vatten wat voor hem of haar de inzichten waren en het maakt hen bewust hoe waardevol dit gesprek is geweest.
   C. Wat ga je (van nu af aan) (anders) doen? Wat is je eerstvolgende actie? Hoe gaan anderen zien dat jij iets geleerd hebt? Door uit te laten spreken welke intentie er is (ontstaan) voor gedragsverandering help je gecoachte ook weer een aanzet te geven om het daadwerkelijk op te pakken.
   D. Wat vond je prettig in het gesprek? (Bijvoorbeeld: “Dat je de tijd voor me neemt.” , “Dat we een oplossing hebben gevonden.” etc.) Dit leert jou wat werkte en wat je een volgende keer weer kunt gebruiken
   E. Wat had ik, als coach, beter kunnen doen? Je begrijpt vast waarom je die vraag stelt.
   F. Wanneer spreken we weer af? (Als dit aan de orde is).

N.B. In blended coaching laat een professionele coach de gecoachte altijd de volgende dag of hooguit twee dagen later een reflectieverslag schrijven over deze sessie. Vaak komen daar nog weer inzichten uit naar voren. Ook jij als goede coachende manager kunt ook vragen of de medewerker een reflectie wil schrijven op het gesprek en dat aan je wil mailen.

Krachtige coaching technieken

Hieronder vind je een lijstje met een aantal krachtige coachingstechnieken, die je helpen een gefundeerd coachingsgesprek te voeren met je medewerker(s).
Elke regel is (binnenkort) een link naar een pagina over die specifieke coaching techniek.

• De C.O.A.C.H. methode
• Feedback geven en ontvangen
• Actief luisteren
• Motiverende gespreksvoering
• Oplossingsgerichte gespreksvoering
• One minute coaching.